仕事を効率化しデキる人になる方法！最短で成果をあげる黄金法則を赤裸々公開！

・一日の時間が短すぎる！
・頑張っても仕事の効率が上がらない
・もっとデキる人になりたい！

がむしゃらに頑張っていては仕事の効率は上がりません。

仕事の効率を上げる方法のひとつは、目標逆算思考をもつことです。

目標達成までを逆算して計画を立てることで、仕事の効率が上がる可能性が高いです。

この記事では、仕事の効率を上げる7つの方法や効率的に仕事をする人の特徴などを紹介します。

この記事を読むことで、最短で成果を上げるための黄金法則を知ることができます。

ぜひ最後までご覧ください。

仕事の作業効率を上げる方法

仕事の効率をあげる方法はいろいろあります。

人によってマッチする方法が異なりますので、いくつか試してみてください。

仕事の作業効率をあげる方法を紹介します。

・テクニックやノウハウを共有する
・整理整頓をしっかり行う
・こまめな休憩時間を確保する
・効率をあげるツールを活用する
・チームや他の人を頼る
・タスクの優先順位付けをする

それぞれ詳しく見ていきましょう。

テクニックやノウハウを共有する

テクニックやノウハウを共有することは、全体の作業効率を上げるのに非常に重要です。

テクニックやノウハウを共有することで以下のメリットをもたらすからです。

・時間の節約
・品質の向上
・チーム力の結束強化

これらは作業効率の向上に直結する要素であり、組織や個人が目指すべき目標です。

時間の節約

各メンバーがそれぞれで時間をかけ、試行錯誤して取り組んでいます。

一度効果的な方法が見つかれば、それを共有することで全体の作業速度が上がります。

ムダな手順やエラーを避けられるため、プロジェクト全体の時間短縮が可能になるでしょう。

品質の向上

テクニックやノウハウが共有されることで、作業の品質も向上します。

これにより、顧客満足度が高まる可能性があり、組織全体の評価も高まります。

作業手順や最適な方法が明確に共有されることで、ミスや見落としが減少するでしょう。

すると、製品やサービスの品質が一定以上に保たれるようになります。

チームの結束強化

知識やスキルを共有する文化が根付くことで、チーム内のコミュニケーションが強化されます。

すると、より高いパフォーマンスを出すための土壌が作られます。

さらに、チーム内で知識やス​​キルが共有できている状態は、個々のメンバーが自分も貢献できると感じ、モチベーションが向上するでしょう。

整理整頓をしっかり行う

整理整頓を行うことで、作業効率は向上します。

なぜなら、探し物をする時間など、ムダな時間がなくなるからです。

デスク周りなどは一定の場所に保管場所を決めて、整理されていれば誰でも簡単に見つけ出すことができます。

また、パソコンの電子ファイルでも同様でしっかり整理整頓されていれば、必要なドキュメントがすぐに見つかることができるでしょう。

これにより、作業がスムーズに進み、物を探す時間も大幅に削減されます。

整理整頓された環境は、必要なアイテムや情報に迅速にアクセスでき、それが作業効率の大幅な向上につながります。

こまめな休憩時間を確保する

こまめな休憩を取ることは、効率的に仕事を進めるうえで必要です。

なぜなら人は長時間、集中力を保ち続けることができないからです。

長時間集中力を維持させるには、こまめな休憩が必要になります。

その具体的方法は、ポモドーロ・テクニックを活用することです。

ポモドーロ・テクニックは、25分作業して5分休憩するというタイムマネジメント法です。

このような適切な休憩をとることによって、作業効率を高く維持することが可能になります。

YouTubeで簡単にポモドーロ・テクニックが試せるので、使ってみてください。

≫YouTube｜ポモドーロ

効率をあげるツールを活用する

効率を上げるツールを活用することで、効率的に仕事をすることができます。

なぜなら、作業の自動化と省力化を行うことができるからです。

たとえば、データ分析ツールでは、一括処理機能を使って大量のデータを短時間で解析できます。

手動で行うと何時間もかかる作業が、ツールの力で数分で完了します。

自分が行っている作業で自動化できるものがないか探してみてください。

効率を上げるツールを見つけることができれば、大幅に効率が向上します。

チームや他の人を頼る

仕事の効率をあげるためには、チームや他の人を頼ることが重要です。

なぜなら、チームや他の人を頼ることでスキルやリソースを最適に活用できるからです。

たとえば、特定の問題に対する専門的な知識が必要な場合、その分野の専門家に助言を求めることで、効率的かつ正確な解決が可能になります。

これにより、作業効率が大幅に向上し、より高品質な成果を出すことが可能になります。

チームや他の人を素直に頼り、各人が持つスキルとリソースを最適に活用しましょう。

タスクの優先順位付けをする

タスクの優先順位付けをすると、作業効率が上がります。

タスクの優先順位付けを行うことで、限られた時間とエネルギーを最も重要な作業に集中させることができるからです。

たとえば、2つの業務があり納期がそれぞれ1日後と1週間後だとします。

納期が明確になっていないせいで、1週間後のタスクの方が手を付けやすく取りかかりました。

この場合、1日後に終わらせなければいけない業務が終わらず、残業になってしまいます。

このように、優先順位付けを行うことで、緊急かつ重要なタスクが明確になり、それに最初に取り組むことができます。

これにより、最も価値のある成果を効率的に達成することが可能になるでしょう。

限られた時間とエネルギーを最も重要なタスクに効率的に配分でき、高い成果を出す可能性が大いに高まります。

最短で成果を上げる黄金法則

最短で成果を上げる黄金法則は、スキル×思考アルゴリズムです。

仕事の成果を上げるために大切なのは「スキル」です。

スキルを上げるためには時間をかけて努力しなければいけません。

しかし、スキルを磨き上達したとしても初心者とベテランの成果の差は3倍程度にしかなりません。

そこで、最短で成果を上げるため、「思考アルゴリズム」が必要になってきます。

思考アルゴリズムとは以下のようなものです。

・最終目標逆算思考
・プラスなことをイメージする

思考アルゴリズムについて詳しく説明していきます。

最終目標逆算思考

「最終目標逆算思考」は、目標達成に向けての計画作りや意思決定において、最終的な目標から逆算してステップを設定する考え方です。

以下のようなプロセスで行われます。

最終目標の設定

まず、達成したい最終目標を明確にします。この目標は具体的かつ測定可能なものが良いです。

逆算する

次に、その最終目標を達成するために必要な中間ステップやアクションを逆算して列挙します。

行動計画の作成

最終目標から逆算したステップに基づいて、具体的な行動計画を作成します。

実行と調整

計画に従って行動を開始し、途中での進捗や問題点を確認しながら必要な調整を行います。

このように、最終目標逆算思考では、「何をすべきか」ではなく、「どこに到達したいか」から始めます。

そのために、目標に対する焦点が確保され、達成に向けてより効率的かつ効果的に進められます。

最終目標逆算思考法はビジネスのプロジェクト管理だけでなく、個人のキャリア設計や学習計画など、多様な目標達成に応用できます。

プラスなことをイメージする

プラスなことをイメージすることは、最短で成果をあげるために重要なことです。

なぜなら、人間の体はイメージしたことに反応するからです。

たとえば、カットレモンをくわえるところを想像すると唾液が出てきますよね。

このように体が勝手に反応することを利用して、プラスのことをイメージすると勝手に成功しやすくなるということです。

プラスなことをイメージするコツは、「やってはいけないこと」ではなくて「やったほうがいいこと」を意識することです。

仕事において「ミスを見落とさないようにしよう」ではなく「丁寧にチェックしよう」と考えると物事がうまくいったりします。

日ごろからプラスのことをイメージして、効率的に成果を上げていきましょう。

効率的に仕事をする人の特徴

効率的に仕事をする人には、共通する特徴があります。

その特徴に当てはまる人は、効率的に仕事ができている可能性があります。

より効率的に仕事をしたい人は、これらの特徴を真似ることで仕事の効率が上がる可能性があるでしょう。

以下が効率的に仕事をする人の特徴です。

・時間の重要性をわかっている
・集中力が高い
・目標を設定し行動している
・問題に対して柔軟に対応できる
・コミュニケーションスキルが高い
・マルチタスクをしない
・プライベートが充実している
・新しい知識やツールを試す

それぞれ詳しく見ていきましょう。

時間の重要性をわかっている

効率的に仕事をする人の特徴として、時間の重要性をわかっていることがあげられます。

時間が有限なリソースであるという認識があるから、効率的な仕事ができるということです。

たとえば、時間の重要性を理解している人はデットライン（締切）を厳守します。

このような人は限られた時間内で最大限の成果を出せるだけでなく、デットラインを守らなかったことにより他人の時間を奪う行為にもなることがわかっているからです。

時間というのは、平等に与えられたリソースなので活用の仕方で成果が大きく変わります。

仕事の効率をあげるためにまずは、時間の重要性を理解することから始めてみましょう。

集中力が高い

効率的に仕事ができる人の特徴として共通するのが、集中力が高いことがあげられます。

集中力が高いと、タスクを迅速にかつ確実にこなすことができるからです。

集中力を高めることで、効率的に作業を進められるだけでなく成果物の品質も向上します。

すぐに集中力を高める方法は、こまめな休憩をとることです。

集中力の持続時間は人それぞれですが、高い集中力が長時間続く人はいません。

そのため、こまめな休憩をとることで高い集中力を継続的に維持することができます。

こまめな休憩をとる具体的方法は、ポモドーロ・テクニックです。25分間の作業の後に5分間の休憩をとることを繰り返すだけで高い集中力を維持できます。

仕事の効率をあげるために、こまめな休憩をとり集中力を高めましょう。

目標を設定し行動している

効率的に仕事をしている人は、常に目標を設定し続けています。

目標を設定することで、目的意識が明確になり効率的な仕事が可能になるからです。

目標に対する達成度を計る指標として、企業でよく用いられているのはKPIです。

KPIは、組織やチーム、個人が達成すべき目標に対する進捗を数値で表すものであり、達成状況を客観的に理解する手段となります。

KPIを設定する具体的な方法は、以下のステップです。

1．目標を明確にする

何を達成したいのかをはっきりさせます。 たとえば、売上向上、コスト削減、顧客満足度の向上など。

2．目標に関連する要素を洗い出す

目標に影響を与える要素やプロセスをリストアップします。

3．数値化可能な指標を選定する

上記の要素から、数値で表せるものを選びます。例えば、売上向上の場合は「月間売上額」や「新規顧客数」が該当します。

4．ベンチマーク基準値を設定する

現状の数値や業界標準、過去の実績などを参考にして、達成可能な目標値を設定します。

5．期間を設定する

KPIを達成するための期限を明確にします。短期的なものと長期的なものがある場合、それぞれでKPIを設定することもあります。

6．計測とモニタリング

定期的にKPIの数値を計測し、目標達成状況をチェックします。

効率的に仕事をしている人は、このKPIを設定していることが多いです。

このように目標を設定し、具体的な行動目標まで落とし込むことができれば、効率的に仕事を進めることができます。

問題に柔軟に対応できる

効率的に仕事ができる人は、問題に柔軟に対応できます。

柔軟に対応することで、ムダな時間を削減できるからです。

たとえば、プロジェクトの途中で仕様が変更された場面で、柔軟に対応できる人はすぐに新しい計画を立て、変更点に適応します。

柔軟に対応できない人は、変化を嫌っている人に多いです。

柔軟に対応するためには、変化し続け新しいことに目を向ける必要があります。

効率的に仕事をするために、まず柔軟性を身につけましょう。

コミュニケーションスキルが高い

効率的に仕事ができる人は、コミュニケーションスキルが高いです。

コミュニケーションスキルが高いとミスが減るからです。

コミュニケーションスキルが高い人は、プロジェクトの進行中に各メンバーとの認識をしっかりと一致させることができます。

これにより、認識の違いによるミスの発生を未然に防ぐことが可能です。

ミスが減ることで、仕事が効率的に進み成果を上げることができます。

マルチタスクをしない

効率的に仕事をする人はマルチタスクをしません。

マルチタスクとは、複数の業務を同時に進行させることをいいます。

マルチタスクをしない最大の理由は、「集中力を維持するため」です。

マルチタスクを避け、一つ一つのタスクに集中することで、そのタスクを効率よく高品質で完了させることが可能です。

一見マルチタスクをするほうが効率的に見えますが、人間の脳は複数の問題を同時に解決することができません。

そのため複数の業務に着手している場合、集中力が散漫し効率が低下してしまいます。

仕事の効率を高めたいなら、マルチタスクをやめて1つのタスクに集中してみましょう。

プライベートが充実している

効率的に仕事をする人には多くの特徴がありますが、そのひとつとして「プライベートが充実している」という点が挙げられます。

プライベートが充実していると、精神的にリフレッシュされており、仕事に対するモチベーションが維持できるからです。

仕事がつらくストレスが多い環境だと、プライベートも充実させることが難しいでしょう。

環境のせいでプライベートを充実できない場合は、転職して働く環境を変えるしかありません。

それほど、プライベートの充実は重要です。

趣味を見つけたり、ワクワクすることをしましょう。

すると、プライベートが充実し仕事の効率が上がり、好循環になっていきます。

新しい知識やツールを試す

効率的に仕事をする人に共通する特徴のひとつは、「新しい知識やツールを積極的に取り入れる」ことです。

新しい知識やツールを試すことで、仕事の効率が最適化されます。

たとえば、新しいプロジェクト管理ツールや自動化ツールを導入することで、ルーチン作業の時間を短縮し、チームのコミュニケーションをスムーズにすることが可能です。

さらに、常にインプットとアウトプットを試している人は、効率化の方法をさまざま知っているでしょう。

このように積極的に取り組む姿勢が、仕事の効率をあげ成果に繋がっていきます。

新しい知識やツールを試すことで、時間やリソースを有効に活用でき効率化できます。

効率的に仕事をこなすメリット

効率的に仕事をすることでさまざまなメリットがあります。

これらのメリットを受けることができれば、キャリアの悩みがほとんどなくなっているでしょう。

仕事が楽しくなり、月曜日が楽しみになっていることが想定できます。

効率的に仕事をこなすメリットは以下があります。

・利益が上がる
・時間に余裕が生まれる
・ストレスが軽減される
・周りからの評価が上がる
・自分の市場価値が上がる
・ムダがなくなる

これらのメリットを無視して仕事をすると、給料が上がらず窓際社員になってしまうでしょう。

中小企業では、窓際社員をそのままにしておくことができずに減給や最悪の場合クビになってしまう恐れもあります。

最悪の事態を避けるために、それぞれ詳しく見ていきましょう。

利益が上がる

効率的に仕事をすることで、売り上げや利益を上げることができます。

効率的に仕事をする最大のメリットとして利益が上がる理由は、コスト削減と生産性の向上が同時に達成されるからです。

作業の効率を上げることで、同じ時間内により多くのタスクを完了させることができます。

これにより、人件費や運営費が相対的に抑えられ、それが直接的に利益につながります。

さらに効率的な仕事をすることで、高品質なものが多く、こなせる業務量が増えます。

すると売り上げが向上し、成果に繋がっていきます。

このように効率的に仕事をすることで、利益が上がるという大きなメリットが得られるでしょう。

時間に余裕が生まれる

効率的に仕事をすることのメリットはいくつかありますが、特に注目すべきは「時間に余裕が生まれる」という点です。

時間に余裕が生まれる理由は、タスクを迅速に完了できる能力が高まるからです。

たとえば、決まった形のテンプレを作成したり、自動化ツールを活用することで仕事を効率的に進められます。

そうすることで、業務に対する必要な時間が短縮されます。

その分の時間をほかの重要な作業やプライベートな時間に充てることが可能です。

効率的に仕事を成功させるメリットとして時間に余裕が生まれます。

ストレスが軽減される

効率的に仕事をする多くのメリットの中で、「ストレスが軽減される」という点も非常に重要です。

ストレスが軽減される理由は、効率的な作業によってタスクが期限内に完了し、その結果「達成感」が得られるからです。

さらに達成感が得られることで、仕事に対するモチベーションにも繋がります。

抱えているタスクが減ることで、心の負担も軽減されていくでしょう。

効率的な仕事をすることで、ストレスが軽減され達成感が得られます。

この達成感は、仕事だけでなく心の健康にも良い影響を与えストレスを軽減します。

周りからの評価が上がる

効率的に仕事をすることで、周りからの評価が上がります。

なぜなら、上司や同僚は効率的に仕事をする人に仕事を任せることができるからです。

任せた仕事を求めていたより高品質で納期より早く提出した場合、さらに評価が上がります。

仕事の効率をあげることで、業務の質とスピードが向上するので、必然的に評価が上がっていきます。

職場の評価が上がるポイントは、質の良い仕事をたくさんしている人というのは必須でしょう。

もちろん職場の評価基準は他にもいろいろありますが、効率的に仕事をしている人は上司や同僚から信頼されます。

自分の市場価値が上がる

効率的に仕事をすることで、自分の市場価値は右肩上がりになります。

なぜなら、効率的に仕事をすることで、スキルが向上し続け、実績がついていくからです。

効率的に仕事をするために、時間を有効活用し新しいことに挑戦しています。

するとスキルが向上し、成長し続けるでしょう。

さらに、多くの仕事を高品質で成し遂げる人は、その実績が積み重なり評価されます。

昇進や昇給の対象になるだけでなく、転職の際にはより高い年収を求めることが可能です。

このように、効率的に仕事をすることで自分の市場価値は上がっていきます。

ムダがなくなる

効率的に仕事することでムダがなくなります。

効率的に仕事をする人は、常に時間を重要視しているからです。

タスクにかかる時間や手順を整理し、不必要なステップを排除します。

ムダをなくす簡単な方法として、自分がしている各タスクにどれくらいの時間がかかっているのかを把握することが有効です。

タスクにかかる時間を意識することで、ムダな時間や手順を削減し必要な作業だけ集中することができます。

時間を意識し、効率的に仕事をすることでムダがなくなっていきます。

効率的なキャリアを進めるための行動

キャリアを効率的に進めるためには、最終目標を明確にし行動計画を立てることです。

目標があるのに行動せずにひとつの会社に留まり続けるのは、キャリアが進まずに時間をムダにしてしまいます。

とはいえ、効率的にキャリアを進めるにはキャリアのプロからのサポートが必要な場合が多いです。

以下で紹介する効率的にキャリアを進めるためのステップはキャリアコーチングを利用することで、プロのサポートを受けながら最短で行えます。

具体的な効率的なキャリアを進めるための行動を紹介します。

1．自己分析をする
2．最終目標を設定する
3．行動計画を立てる
4．企業分析をする
5．行動する

これらのステップを詳しく見ていきましょう。

1：自己分析をする

自己分析をすることで、自分の強み、弱み、興味、価値観などを明確にすることができます。

これらを明確にすることで、自分の理想のキャリアがハッキリすることができます。

自己分析する方法としてまず、自分の強みと弱みをリスト化しましょう。

プライベートでの成功体験や失敗体験を振り返り、その中の強みであったのかを考えます。

その後は、自分のことをよく知る人や共に過ごす時間が長い人からフィードバックをもらうことも効果的です。

自分はどういう人なのかを他の人から意見をもらうことで、思いもしなかった強みや弱みが見つかります。

自己分析を満足にできない場合は、キャリアコーチングを利用することでプロの力を借りることができます。

キャリアのプロと一緒に自己分析をすることで、深い部分まで自分を知ることが可能です。

2：最終目標を設定する

自己分析の結果を元に最終目標を設定しましょう。

自分はなにが得意なのか、なにをしていてワクワクするのかなどを知っていると、最終目標設定に失敗がありません。

目標設定にありがちな失敗事例として、抽象的すぎることがあげられます。

たとえば「家族を幸せにする」「健康な生活習慣を送る」などは、目標に近づいているのか評価できないので、目標設定として失敗です。

具体的な目標設定の仕方として、SMART原則という方法があります。

・具体的（Specific） : 目標ははっきりしているか
・測定可能（Measurable） : 目標が達成されたかどうかを評価できるか
・達成可能（Attainable） : 現実的に達成できる目標か
・関連性（Relevant） : 自分のキャリアや人生において重要な目標か
・時間枠（Time-bound） : いつまでに達成するのか

このようにいくつかの指標に当てはめながら目標設定することで、評価が可能な実現できる目標となります。

3：行動計画を立てる

次のステップとして、行動計画を立てましょう。

大きな目標は、達成が困難である場合が多いからです。

達成するためには、効率的かつ行動しやすいように計画を立てることが重要です。

行動計画を立てる方法は簡単にできます。

それは、すでに設定した最終目標を分割することです。

小さなステップに分けて目標を設定することで、その達成がより現実的になります。

目標を分割する方法はいくつかありますが、まず簡単な部分から手を付けていき徐々に難易度が高いものにしていくことをおすすめします。

最初から難しい課題に手を付けて挫折しては意味がないからです。

最終目標に近づくために目標を分割して行動計画を作成しましょう。

4：企業分析をする

効率的にキャリアを進めるために、企業分析は重要です。

企業分析とは、企業の本当の実態を調査することです。

自分の得意や好きなことが明確になっても、それを最大限活かせる企業へ就職できなければ、意味がないからです。

企業の情報というのは、一般的にはホームページや求人票などから収集するでしょう。

しかし、ホームページや求人票というのは、その企業の悪い部分というのは一切知ることができません。

本当の企業の正体を知るためには、専門的な情報収集が必要になります。

キャリアコーチングを利用することで、企業分析を徹底的に行うことができます。

経験豊富なキャリアの専門家が、広い知見と知識で相談者のキャリアの理想を実現させます。

企業分析を行い効率的にキャリアを進めたいなら、キャリアコーチングを使いましょう。

5：行動する

最後は行動するだけです。

行動するうえで最も重要なのが継続力です。

目標を立てた直後はやる気に満ちているでしょう。

しかし、多くの人はそれを継続することができません。

継続するためのコツはいくつかありますが、「生活の一部にする」と「誰かと共有する」ことがおすすめです。

目標に向けた行動を生活の一部にすることで、朝に顔を洗う習慣と変わらない環境で行動することができます。

すると、飽きやモチベーションに左右されずに行動し続けられます。

とはいえ、モチベーションが低下し行動できなくなる場合が多くあるでしょう。

その場合、誰かと目標を共有することでモチベーションが維持できます。

目標に関する話を誰かとすることで、目標を設定した理由を思い出すことにつながるからです。

効率的にキャリアを進めたいなら、行動を続けましょう。

まとめ：仕事を効率化するために計画を立てよう

仕事を効率化したいなら、計画を立てましょう。計画を立てていないと、何をどうしたいのかがわからないからです。

そのような状態だと、効率的な仕事ができるわけがありません。

こまめな休憩で集中力を維持させるなど、小手先のテクニックも重要です。

しかし、目標を明確にし計画的に行動することでより効率的にキャリアアップできます。

仕事を効率化するためにどう考えればよいかわからないという人は、専門家に相談することをおすすめします。

キャリアコーチングを利用することで、現職のままキャリアアップする方法や理想の転職を実現できる可能性が大きく広がります。

仕事に関する相談ならなんでも受け付けています。

キャリアコーチングサービスのスゴキャリまで、お気軽にお問い合わせください。

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