仕事での正しいコミュニケーションのとり方は？人間関係をスムーズにする方法

「上司や先輩・後輩とのコミュニケーションのとり方がわからない」

「距離を詰めすぎたくもないし、適切なコミュニケーションテクニックを知りたい」

仕事でのコミュニケーションは慎重に行わなければ、職場環境が壊れる原因になってしまいます。

なぜなら、距離をとりすぎたら業務上必要なフィードバックがしづらくなったり、逆に距離を詰めすぎると友達のようになって指示に従わなくなってしまうからです。

この記事では、職場でのコミュニケーションの重要性や適切なコミュニケーションテクニックを紹介します。

この記事を読むことで、仕事のコミュニケーションでの悩みが解消されストレスのないワークライフを送ることができるようになります。

ぜひ最後までご覧ください。

仕事で効果的なコミュニケーションとは

コミュニケーションが重要だとよく言われますが、その具体的な内容や実践方法についてあまり語られていません。

そこで、仕事で効果的なコミュニケーションを紹介します。

以下がコミュニケーションスキルを磨くための実践的なテクニックです。

・明瞭な表現と聞き手への配慮
・聞き上手
・フィードバックの重要性
・適切なタイミングと場所の選定
・ノンバーバルコミュニケーションの活用
・感情のコントロール

これらの要点を押さえ、日々の業務で意識的に実践することで、コミュニケーションが改善され、仕事の質は飛躍的に向上するでしょう。 

それぞれ詳しく見ていきます。

明瞭な表現と聞き手への配慮

コミュニケーションで大切なのが、どれだけ明瞭に自分の意見を伝えられるかです。

そのため、伝わるかわからない専門用語を並べて表現するのは避けたほうがよいでしょう。

ポイントは、聞き手の知識や経験を考慮し、そのレベルに合わせて表現を調整することが大切です。

聞き手の知識や経験が不明確な場合、広い層が理解できる表現にするべきです。

余計な情報は省き、ポイントを明確に伝えましょう。

聞き上手

話し上手になることよりも聞き上手になることが重要です。

なぜなら、人は自分のことを一番に理解してほしいものだからです。

聞き上手になるポイントはまず、相手が話している間はその話にしっかりと耳を立てること。

スマホをいじったり、他のことを考えていたりすると、反感を買う可能性があります。

次に積極的に質問を投げかけましょう。

話を要約して確認するなど、相手が何を言いたいのかを理解する努力が必要です。

最後に、相づち、目を見る、微笑むなど、言葉以外の方法で相手に「理解している」という信号が大切です。

聞き上手になることで、相手から今後を勝ち取り、より深いコミュニケーションが可能になります。

フィードバックの重要性

フィードバックを重要性高く扱うことで、仕事全体のパフォーマンスが向上します。

適切なフィードバックとは、業務実行に対する具体的な指摘や助言を提供し、彼らが自身の強みを理解し、改善点を認識する機会を与えることです。

例えば、以下のように具体的に伝えるのがポイントです。

・結論
　→どの部分が良かったか、どの部分に改善が必要かを具体的に指摘する。
・具体性
　→改善点に対して具体的な提案を行う。

※ポイントは、良い点と改善点を両方含むこと

このようなフィードバックは、受け取る側が自分の強みを認識し、同時に改善すべき点を明確に理解するのに役立ちます。

これにより、継続的な学習と成長が促進され、結果的に全体の業務パフォーマンスが向上します。

適切なタイミングと場所の選定

仕事のコミュニケーションは適切なタイミングと場所の選定が大切です。

コミュニケーションの適切なタイミングは、受け手が情報に注意を向け、理解しやすくなるため、コミュニケーションの効果が高まるからです。

コミュニケーションをとる際に不適切なタイミングとは以下のような場合があります。

・第三者が聞いている場でのフィードバック
・重要な業務に集中しているときに複雑な問題を持ちかける
・問題が山積みのときや疲れが溜まっているときの厳しいフィードバック

このような不適切なタイミングのコミュニケーションでは、メッセージの受け取り方に大きく影響します。

適切な場所の選定はプライバシーや環境の快適さを考慮することで、受け手がメッセージに集中しやすくなります。

これにより、伝えたい内容が正確に理解され、意図した影響を最大限に発揮できます。

ノンバーバルコミュニケーションの活用

ノンバーバルコミュニケーションを活用することで、仕事のコミュニケーションが良くなっていきます。

ノンバーバルコミュニケーションとは、非言語的コミュニケーションといい、以下のような要素が含まれます。

・身体言語： 姿勢、身振り、頷きなど、体の動きや位置によって伝えられる情報
・表情： 喜び、悲しみ、怒り、驚きなど、感情を顔の表情によって示すこと
・目の動き：アイコンタクト（目の合わせ方）、視線の動きなど、目によって伝えられるメッセージ
・タッチ：握手、背中をたたくなど、肢体接触によるコミュニケーション
・プロキシミクス（距離感）： 他人との身体的距離がコミュニケーションに与える影響
・パラランゲージ：話し方の特徴（声のトーン、速さ、大きさ、声の揺らぎなど）

このノンバーバルコミュニケーションは感情や態度を相手に伝達することが可能です。

とくに表情や身体言語は、話している内容に対する真の感情や態度を表すことが多いです。

これらの非言語的な信号を適切に使用し解釈することは、メッセージの真意をより深く理解し、誤解を減らす上で非常に重要な役割をもちます。

感情のコントロール

感情をコントロールすることで仕事上のコミュニケーションを効果的に行うことができます。

感情をコントロールできなければ、情報を正しく伝達することができないうえに、衝突を招く恐れもあります。

たとえば、声のトーンを大きくしたり、話す速度が早くなったり、言葉使いが荒くなったりすることが挙げられるでしょう。

このような負の感情は周囲へ悪影響を及ぼし、コミュニケーションが円滑にとれなくなってしまいます。

なので、感情を適切にコントロールし、仕事のコミュニケーションを効果的にとっていくことをおすすめします。

職場でのコミュニケーションの重要性

コミュニケーションは仕事の成功に関して深く関わっています。

なぜなら、コミュニケーションは情報を伝える手段だけでなく、上司や同僚、取引先などから信頼を高め、生産性を高め、文化を形成する手段になるからです。

仕事におけるコミュニケーションの重要性を具体的に見ていきましょう。

・効率と生産性向上
・信頼関係の構築
・衝突や対立の解消
・社員の定着

効率と生産性向上

仕事の効率と生産性向上には、コミュニケーションと密接な関係があります。

なぜなら、情報伝達を迅速に行うなど効率的に進めなければ、コミュニケーションが悪くなる可能性が高いからです。

とくに、重要度の高い情報伝達を行う際には、効率的に情報を整理し迅速に報告する必要があります。

急いでいるときに目の前で非効率な仕事をされるとイライラしてしまう人がいるでしょう。

このように、コミュニケーションと効率・生産性というのは密接に関わっています。

信頼関係の構築

仕事のコミュニケーションを円滑にすることで、信頼関係の構築ができます。

仕事の多くはチームとして遂行していきます。

なので、チームワークを中心とした信頼関係の構築が大切です。

仕事は同僚や上司と協力し合い、共通の目標達成に向けて効果的に行う必要があります。

このような職場環境で信頼関係が構築されていないと仕事を円滑に進めることができません。

職場の人とコミュニケーションをとることで、信頼関係が構築され仕事を円滑に進めることができます。

衝突や対立の解消

仕事でコミュニケーションを重要としているなら、衝突や対立を解消できます。

なぜなら、衝突や対立はお互いの理解が足りないことが原因で発生するからです。

コミュニケーションをしっかりとることで、異なる意見や立場を理解し尊重できるようになります。

つまり、誤解が減り、対立の原因を根本から解決できるようになります。

このようにコミュニケーションは問題解決のための建設的な対話を促進し、双方の合意に至る道を開くことができます。

社員の定着

仕事でしっかりコミュニケーションをとっていれば、従業員の満足度の向上につながります。

なぜなら良好なコミュニケーションは、従業員が自分の意見や懸念を自由に表現できる環境を作り、彼らが尊重され、価値を認められていると感じさせるからです。

これにより、職場の満足度が高まり、従業員はより長くその組織に留まる傾向があります。

また、明確なコミュニケーションは仕事の期待値や目標をはっきりさせ、職場のストレスを減らし、より良いワークライフバランスを支援します。

これらの要素が組み合わさることで、従業員の定着が促進されます。

仕事でよくあるコミュニケーションの問題とその解決策

仕事で発生するトラブルは、コミュニケーションが関係していることが非常に多いです。

そこで、よくあるコミュニケーションの問題として挙げられる事例を解決策を加えて解説していきます。

以下がコミュニケーションの問題として挙げられる事例です。

・情報の不足や欠如
・過剰な情報
・ヒアリング力の不足
・非効率的な会議

それぞれ詳しく見ていきましょう。

情報の不足や欠如

仕事でコミュニケーションが不足し情報が欠如すると、トラブルの原因になります。

なぜなら仕事をするうえで情報が不足していると、応用が効かない事態やミスを招く恐れがあるからです。

つまり、誤った意思決定が行われ、プロジェクトの遅延や成果の質の低下に至ることが起こります。

このような情報の不足に対する解決策は以下のようなものがあります。

・定期的なミーティング
・雑談の時間を設ける
・オープンドアポリシー
・情報の文書化

オープンドアポリシーとは、質問や気になったことを気軽に話せる環境を作ることを指します。

情報の文書化とは、重要な指示や決定事項を記録しいつでもアクセスできる状態を作ることを指します。

以上のような環境を作ることで、情報の不足や欠如による問題は最大限解消されるでしょう。

過剰な情報

コミュニケーションの問題で挙げられるのは、情報の不足だけではなく、過剰な情報も含みます。

なぜなら、過剰な情報は混乱を招き重要なポイントを見落とす恐れがあるからです。

解決策は、以下の3点です。

・情報の優先順位を決める
・主要なポイントを明確にする
・実行可能な行動を提案する

以上の3点に取り組むことができれば、コミュニケーションがより効果的になり、重要な情報が適切に伝わりやすくなります。

ヒアリング力の不足

ヒアリング力が不足していると、仕事上で問題が発生してしまいます。

ヒヤリング力が不足することで、重要な情報が欠かされ仕事に非効率を招く恐れがあるからです。

たとえば、仕事をもらった場合に納期を聞かずに取り掛かりその仕事を後回しにしてしまい、納期が過ぎてしまうことなどが挙げられます。

これはしっかりとヒヤリングを行わなかったために発生した問題です。

これらの問題を解決するためには、積極的になんでも質問することが大切です。　

積極的に質問することによりコミュニケーションが円滑になるだけでなく、相互理解も深まり問題が解消されていきます。

非効率的な会議

非効率的な会議が仕事で起きる問題のひとつです。

その非効率な会議とは、目的が不明確で時間がムダに使われることが多く、結果として生産性が低下するからです。

会議は参加者の時間浪費や重要な業務から注意をそらすことになります。

その解決策の一つ目は、目的と時間管理を設定することです。

目的の設定とは、つまり会議のアジェンダの作成です。

そのアジェンダに沿って会議を進めることで、本題からそれずに話ができます。

最後に終了時間を設定することです。

時間を設定することでその時間内に終わらせなければならなくなり、効率化を図ることができます。

これらの対策により、会議はより目的に沿ったものとなり、時間の効率的な利用が可能になります。

職場の人間関係を強化するためのコミュニケーションテクニック

職場の人間関係を強化するために、コミュニケーションテクニックを紹介します。

コミュニケーション能力が高い方はすでに実践しているものもあるでしょう。

いくつか紹介するので、実際に使えそうなテクニックがあれば、ひとつでも覚えていってください。

以下が職場の人間関係を強化するコミュニケーションテクニックです。

・オープンコミュニケーションの実践
・正しいノンバーバルコミュニケーション
・建設的なフィードバック
・問題解決に焦点を当てる

詳しくみていきましょう。

オープンコミュニケーションの実践

オープンコミュニケーションの実践が職場の人間関係を強化するためのコミュニケーションテクニックとして重要です。

オープンコミュニケーションとは、思考や感情などを正直に共有するコミュニケーションのスタイルです。

これらを実践することで、相互理解が進み、信頼関係が築かれ、結果として強固な人間関係が構築されます。

オープンコミュニケーションは、チームを最大限に確保し、創造的なアイデアの共有を実現し、問題解決における協力を強化するなど、職場における多くのメリットをもたらします。

正しいノンバーバルコミュニケーション

ノンバーバルコミュニケーションを実践することで、再現性高く人間関係が強化されます。

ノンバーバルコミュニケーションとは非言語的コミュニケーションのことで、言語以外がもたらすコミュニケーションのことを指します。

そこで正しいノンバーバルコミュニケーションを紹介します。

・アイコンタクト：適切なアイコンタクトをとり、関心と注意を示しますが、見つめすぎないようにしましょう。
・表情：感情を正しく表現するために、自然な笑顔や関心のある表情を使います。
・身振り：オープンな姿勢で、相手を歓迎するジェスチャーを使用します。
・姿勢：前向きで開放的な姿勢をとり、相手に興味を持っていることを示します。
・プロキシミクス（距離感）：相手との適切な距離を保ち、快適なスペースを維持します。
・声のトーンとリズム：話す際は、声のトーンとリズムを意識して、穏やかでわかりやすい話し方を心がけます。

これらのノンバーバルの要素を意識的に配置することで、言葉で伝える内容を補強し、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

建設的なフィードバック

建設的なフィードバックはより強固な人間関係を構築できます。

なぜなら建設的なフィードバックは、信頼と相互尊敬の文化を築くことができるためです。

正直な指摘と改善への提案、個人のスキルやパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。 

また、受け取る側に対して価値と尊重を感じさせることで、よりポジティブな職場関係の構築に定着します。

このように建設的なフィードバックをする環境であれば、人間関係が強化されていきます。

問題解決に焦点を当てる

人間関係を強化するために問題解決に焦点を当てることは大切です。

ここで注意すべきは、問題をその人自身のせいにすることです。

問題が発生した場合に個人的な攻撃をすることはもっとも避けるべき行為でしょう。

しかし、感情的になり個人的攻撃をする人は少なくありません。

しっかりと問題を客観視し問題解決に焦点を当てることが大切です。

問題が発生したときにこそ、あなたの人間力が試されます。

深呼吸をし、しっかりと問題解決に焦点を当てましょう。

デジタル時代におけるコミュニケーションツールの活用法

近年デジタル化が急速に進み、リモート会議や在宅勤務などで実際に人と会う機会が失われつつあります。

そんな環境の中でコミュニケーション能力をつけることが難しいと感じる人も増えているようです。

コミュニケーションを円滑するためにうまく利用したいのが、下記のようなコミュニケーションツールです。

インスタントメッセージング（IM）ツール

Slack、Microsoft Teamsなど。

日々の作業に関する短い質問や更新を即座に共有できます。チーム内の非公式な約束でチームをつくることで親密度の強化が可能です。

ビデオ会議ツール

Zoom、Google Meetなど。

リモートワーク中のミーティングチーム、クライアントとの商談、オンラインでのプレゼンテーションやセミナーの実施が可能です。

プロジェクト管理ツール

Asana、Trelloなど。

プロジェクトの各タスクを中継し、メンバーに割り当てます。進捗状況を当面追跡し、期限を管理できます。

ドキュメント共有・コラボレーションツール

Googleドキュメント、Dropboxなど。

文書や報告書をチームで共同編集。変更履歴を追跡し、同時に複数人での作業を可能にします。

ソーシャルメディアプラットフォーム

LINE、Twitter（X）、Instagram、TikTok、Facebookなど。

企業の製品やサービスのプロモーション、市場動向の調査、顧客からのフィードバック収集、業界関連の情報共有。

まとめ：仕事でのコミュニケーションを次のレベルにステップアップ

仕事でコミュニケーションに行き詰まりを感じたら、次のレベルにステップアップしてみましょう。

マンネリ化したコミュニケーションスキルでは、これ以上仲良くなることが難しいからです。

「踏み込みすぎると嫌われそうで怖い」と思うかもしれませんが、心配ありません。

ここで紹介した4つのコミュニケーションテクニックを活用できれば、適切な距離感でコミュニケーションがとれるからです。

以下が4つのコミュニケーションテクニックです。

・オープンコミュニケーションの実践
・正しいノンバーバルコミュニケーション
・建設的なフィードバック
・問題解決に焦点を当てる

本記事で紹介したコミュニケーションテクニックを積極的に活用していきましょう。

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