営業事務とは？詳しい仕事内容ややりがい、必須スキルを解説

今回は、営業事務の仕事内容や必要なスキルなどを解説します。

営業事務とは？

「営業事務って、どんな仕事をしているの？」
「営業とは違うの？」
「一般事務との違いは？」

営業事務は、営業担当を主に事務作業の面でサポートする仕事です。

営業担当が営業活動に集中するために欠かせない仕事ですが、具体的な仕事内容や一般事務との違いなど、わからないことを多いかと思います。

今回は、そんな営業事務について解説していきます。

（ちなみに、営業事務は転職先としても人気の高いお仕事です！人気の理由も解説します！）

営業事務の仕事内容とは？

営業事務の役割は、営業担当のサポートです。そのサポートは、大きく2つに分けられます。

①営業担当者のサポート

営業の仕事は、お客様に商品を買ってもらう商談だけではありません。

交渉前にはお客様への提案資料を作成し、引き合いがあったときは見積書を作成し、受注いただいたら請求書や納品書を作成など、意外と事務作業が多いものです。

営業担当がお客様との交渉に十分集中できるよう、こういった事務作業をサポートするのが営業事務の仕事の1つです。

具体的には、以下のような仕事が求められます。

・お客様への提案資料の作成
・見積書や契約書のような、取引書類の作成
・書類のファイリング
・顧客情報や受発注履歴などのデータ入力

②顧客対応

営業担当の不在時には、営業事務が顧客からの問い合わせ・クレームに対応します。時には、顧客の来客対応することもあります。

顧客の要望を聞き、必要に応じて担当者に取り次ぎ、時には自分自身の判断で処理するなど、柔軟な対応が求められます。

いずれの仕事も、大切なのは、サポートする営業担当との十分なコミュニケーションです。

「自分の担当する営業担当は、次に何をするだろうか？」
「そのときに、どんなサポートが必要になるだろうか？」

営業担当の予定や仕事の優先順位を事前にすり合わせておき、そこから逆算して必要なサポートを洗い出しておきましょう。そうすることで、いわゆる「指示待ち」ではなく、言われる前に適格なサポートをすることが可能になります。

営業担当だけでは営業の仕事はできませんが、営業事務だけでもそれはできません。営業担当と営業事務、双方が十分に連携できて初めて、営業の仕事ができるのです。

一般事務との違いは？

一言で言うと、サポートする範囲が違います。

営業事務が「営業部門」のサポートであるのに対し、一般事務は「部門を限定せず、幅広い部門」のサポートをします。

一般事務はサポートする部門が幅広いため、比較的汎用的な仕事に終始することが多いです。（例えば、電話対応や資料のファイリング、経理業務など）

一方で営業事務は、サポートする部門が営業部門に限定されているため、より専門的な領域までサポートします。（例えば、お客様への提案資料の作成など）

そのため営業事務は、自社が取り扱う商品やお客様に関する情報など、一般事務に比べて高度な知識、理解を求められることも多いです。

営業事務のやりがいとは？

①チームの一員として、会社への貢献を実感できる

他の事務職に比べてチームワークが求められることもあり、営業事務は営業部門の一員として同じ目標に向かって仕事ができるという特徴があります。

そのため、営業担当が受注を獲得すれば、それが自分の喜びにもなります。加えて、営業事務自身も顧客と接し、コミュニケーションを取る機会もあるため、自身の働きが受注や売上アップにつながることもあります。

チームの一体感を感じられる、受注や売上という分かりやすい結果が出るという点で、やりがいを感じることができます。

②営業知識も身につき、キャリアパスが広がる

ExcelやWord、PowerPointといったPCスキルを磨くことができます。加えて、営業部門に身を置くことで、ビジネスに対する知識や感覚も身につき、キャリアパスを広げることができることもやりがいの1つです。

もちろん営業事務としてキャリアアップすることも可能ですし、経理事務や労務事務のような他の事務職へのキャリアチェンジもしやすくなります。

③仕事とプライベートのバランスを取りやすい

事務職全般に言えることですが、退社時間を自分でコントロールしやすいというのも大きなメリットです。特に、アルバイトやパートとして働く場合、残業もほとんどない場合が多いです。

プライベートを充実させたい人や、家事・子育てなどを優先したい人にとっては、非常に魅力のある仕事と言えるかもしれません。

営業事務に必要なスキル・資格とは？

資格という面では、営業事務の仕事には特別な資格は必要ありません。

自社商品の知識などは仕事をする上で求められますが、それは入社後に十分キャッチアップできることが多いです。

そのため、「未経験可」の求人も多く、それもあって人気職の1つになっています。

とはいえ、営業事務に活かせるスキルを持っていれば、それが就職する際のアピールになることは言うまでもありません。

そこで、営業事務で活かせるスキルはどういうものかを解説します。

<これは必須！>

①PCスキル

ExcelやWord、PowerPointといったオフィス系ソフトのスキルは、ぜひ身につけておきましょう。なぜなら、営業事務は契約書や見積書や請求書など、さまざまな書類を作成しますが、それをオフィス系ソフトで作成している会社が多いからです。

（お客様への提案資料も、PowerPointなどのオフィス系で作成することが多いです）

データ入力や定型書類の作成だけではなく、入力情報のグラフ化や集計を求められることもあります。そのため、VLOOKUPをはじめとした関数やピポットテーブルなどの少し踏み込んだスキルも身につけておくと、採用担当者へのアピールになるでしょう。

②コミュニケーションスキル

営業担当者の意図を正確にくみ取り、伝える能力が重要になるため、コミュニケーションスキルが求められます。

相手が求めていることを正確に理解するためのヒアリング力、状況に応じて適切な行動がとれる対応力、スケジュール管理に活かせる調整力などが求められます。

③ビジネスマナー

顧客と直接やりとりすることもあるため、営業事務にはビジネスマナーも求められます。電話やメール対応、来客時の対面対応などで失礼にならないよう、敬語の使い方や言葉遣いなどを身につけておく必要があります。

ビジネスマナーが身についている証明として、秘書検定合格などの資格があると、採用担当者へのアピールになるでしょう。

④事務処理能力

営業の仕事では、さまざまな書類が発生します。見積書作成や請求処理、入金チェックといった数字が絡むものや、社外に提出する書類も多いことから、営業事務の仕事には正確性が求められます。
しかもそれを限られた時間内で処理することを求められるため、ミスなくスピーディーに処理する工夫も含めた事務処理能力が求められます。

<あればなお良し>

⑤営業経験

営業経験があると、営業担当が求めていることが理解でき、細かなところまで気配りができるとして、営業事務の業務にも生かせます。採用担当者へのアピールにもなります。

ただ、営業事務の全員が営業経験者というわけでもないので、営業事務を希望する際の必須スキルというわけではなさそうです。

（とはいえ、入社後に営業の知識を学ぶ姿勢はしっかりアピールしましょう！）

まとめ

今回は営業事務について解説しました。

営業担当をサポートし、チームとして受注・売上といった結果に貢献できる営業事務の仕事を、少しでも理解いただけたら幸いです。

（プライベートの充実もさせやすい点も大きな魅力です！）

「自分も営業事務に挑戦できるかな？」と悩んだら、最近では転職に向けた自己分析や企業分析を支援するサービスも登場しているので、活用してみるのもいいかもしれません。